Ga jij binnenkort met vakantie of neem je een paar dagen vrijaf? Voor je jouw computer kan sluiten en naar zonnige oorden kan vertrekken of van jouw vakantie kan genieten, staat je nog één laatste ding te doen: je Out of Office instellen!
Waarschijnlijk heb je geen enkel probleem om een tekst te schrijven voor je Out of Office in je moedertaal. Maar gaat dat in een andere taal ook zo goed?
Heb je vaak contact met Duitstalige collega's, klanten of contacten, dan is het belangrijk dat jouw tekst in het Duits volledig foutloos is. Het lijkt misschien eenvoudig, maar een Out of Office die onvolledig of onduidelijk is, kan voor heel veel problemen of misverstanden zorgen.
Wij geven je graag enkele tips om een Out of Office bericht te schrijven in het Duits.
Elementen die in je Out of Office moeten staan.
Een standaard Out of Office bericht bevat altijd dezelfde informatie. Om een goed bericht te schrijven moet je deze elementen zeker in je tekst verwerken:
-
De exacte data van je afwezigheid.
Zorg ervoor dat er geen verwarring kan zijn over het begin of het einde van je verlofperiode door de exacte data te vermelden. Vergeet de data niet aan te passen als je een eerder bericht hergebruikt.
-
De reden van je afwezigheid.
Misschien vermeld je de reden van je afwezigheid liever niet, maar het kan helpen om ervoor te zorgen dat mensen je niet blijven mailen (of bellen). Als ze weten dat je een weekje vakantie neemt, zullen ze dat respecteren.
-
Vermeld de collega's die je opvolgen tijdens je afwezigheid.
Vergeet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen niet te vermelden van de collega's die klanten tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, zodat klanten weten waar zij voor hulp terecht kunnen. -
Uit dankbaarheid voor hun begrip.
Het lijkt misschien onnodig, maar klanten op voorhand bedanken voor hun begrip kan ervoor zorgen dat ze je jouw vrije tijd gunnen en geduldig zullen wachten op de follow-up van hun e-mail.
Elementen die je absoluut moet vermijden in je Out of Office.
Natuurlijk wil je een professionele indruk maken met jouw out of office. Houd je aan de basiselementen en vermijd volgende zaken:
-
Teveel informatie geven.
Het is zeker niet nodig om teveel informatie te geven en in detail te beschrijven waar je op vakantie gaat of wat je tijdens je vakantie zal doen. -
Grapjes verwerken in je tekst.
Verwerk geen grapjes in je Out of Office. Het kan ervoor zorgen dat mensen je tekst verkeerd interpreteren of niet begrijpen.
-
Verwijzen naar collega's die zelf afwezig zijn.
Bespreek op voorhand met je collega's of ze tijd hebben om jouw e-mails op te volgen. Er is geen grotere frustratie voor klanten om doorverwezen te worden naar een collega en dan geen antwoord te krijgen, of erger nog, een tweede Out of Office te krijgen. -
Beloftes maken die je niet kan nakomen.
Na jouw vakantie zal je de eerste dag heel veel moeten opvolgen. Maak in je Out of Office geen beloftes die je niet kan nakomen door te zeggen dat je meteen na je terugkomst op kantoor zal antwoorden.
Handige sleutelzinnen voor jouw Out of Office in het Duits.
Als je jouw Out of Office opstelt, kan je beginnen met een van deze sleutelzinnen in het Duits:
Sleutelzinnen voor de intro van jouw bericht
-
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
-
Zurzeit bin ich nicht im Büro.
-
Ich bin am [...] nicht im Büro.
-
Ich bin am [...] nicht im Büro erreichbar.
-
Ich bin vom [...] bis [...] im Urlaub.
-
Am [...] bin ich wieder im Büro erreichbar und melde mich dann schnellstmöglichst bei Ihnen.
-
Ich bin ab [...] auf unbestimmte Zeit nicht erreichbar.
-
Vom 1. juli bis zum 15. Juli ben ich leider nicht erreichbar.
-
Dies ist eine automatische Antwort.
Sleutelzinnen om uit te leggen dat een e-mail niet/later opgevolgd zal worden
-
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
-
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am [...] beantworten.
-
E-Mails werden daher nur mit Verzögerung beantwortet
-
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meine Kollegin/ meinen Kollegen X.
-
Bitte wenden Sie sich an Hern / Frau X.
-
Wenden Sie sich in dringenden Fällen bezüglich [THEMA] an:
-
Bitte kontaktieren Sie in Anfragen zu folgenden Themen die genannten Adressen:
-
Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und kommedabei schnellstmöglich auf Sie zurück.
Sleutelzinnen om uit te leggen dat iemand anders zal opvolgen
-
In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Karla Weber vertreten, die Sie
unter der Telefonnummer 0132 235 858 und per Mail an karla.weber@mail.com erreichen.
-
Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Matthias Fischer. Seine Telefonnummer ist [...], per Mail erreichen Sie ihn unter […].
-
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte mein Kollegin/meinen Kollegen […].
Voorbeelden van Out of Office berichten in het Duits.
Dus hoe combineer je nu die sleutelzinnen in één Out of Office bericht? Wij geven je enkele voorbeelden die je deze zomer kan gebruiken:
Voorbeeld 1: Algemeen
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis zum [Datum] im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen können Sie sich an unser Team wenden [Link]. Ansonsten melde ich mich wieder, sobald ich wieder im Büro bin.
Mit freundlichen Grüßen,
Voorbeeld 2: Vakantie
Guten Tag,
ich möchte Ihnen sehr gerne eine schnelle Antwort geben, aber dies kann ich leider nicht tun. Ich bin nämlich vom [Datum] bis zum [Datum] im Jahresurlaub und werde mein Postfach erst nach meiner Rückkehr regelmäßig lesen. Deswegen empfehle ich Ihnen, sich für eine schnellere Antwort mit [Name] unter [E-Mail] zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Voorbeeld 3: Ziekte
Guten Tag,
ich bin derzeit nicht erreichbar und ohne Zugriff auf meine E-Mail. Ich hoffe, dass ich bis [Datum] wieder da bin. Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen zurück.
Sollten Sie Fragen vor meiner Rückkehr haben, hilft Ihnen [Name] unter [E-Mail] gerne weiter.
Viele / Freundliche Gruße,
Voorbeeld 4
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Am 1. April bin ich wieder da. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten.
In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, (…) wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: (…) oder per E-Mail: (…). Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Voorbeeld 5
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin vom (…) - (…) im Urlaub und habe deshalb keinen Zugriff auf meine E-Mails. Aus Datenschutzgründen werden Ihre E-Mails nicht weitergeteleitet.
Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kollegin/ meinen Kollegen (..).
Nach meiner Rückkehr am (…) werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße
Heb jij hulp nodig bij het schrijven van je zakelijke e-mails in het Duits?
Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van je zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven?
Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches.
Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.