Ga jij binnenkort met vakantie of neem je een paar dagen vrijaf?
Voor je naar zonnige oorden kan vertrekken of van jouw vakantie kan genieten, staat je nog één laatste ding te doen: je Out of Office instellen!
Waarschijnlijk heb je geen enkel probleem om een tekst te schrijven voor je Out of Office in je moedertaal. Maar gaat dat in een andere taal ook zo goed? Heb je vaak contact met Engelstalige collega's, klanten of contacten, dan is het belangrijk dat jouw tekst in het Engels volledig foutloos is. Het lijkt misschien eenvoudig, maar een Out of Office die onvolledig of onduidelijk is, kan voor heel veel problemen of misverstanden zorgen.
Wij geven je graag enkele tips om een Out of Office bericht te schrijven in het Engels.
Informatie die in je Out of Office moet staan.
Een standaard Out of Office bericht bevat altijd dezelfde informatie. Om een goed bericht te schrijven moet je deze elementen zeker in je tekst verwerken:
-
De exacte data van je afwezigheid.
Zorg ervoor dat er geen verwarring kan zijn over het begin of het einde van je verlofperiode door de exacte data te vermelden. Vergeet de data niet aan te passen als je een eerder bericht hergebruikt.
-
De reden van je afwezigheid.
Misschien vermeld je de reden van je afwezigheid liever niet, maar het kan helpen om ervoor te zorgen dat mensen je niet blijven mailen (of bellen). Als ze weten dat je een weekje vakantie neemt, zullen ze dat respecteren.
-
Vermeld de collega's die je opvolgen tijdens je afwezigheid.
Vergeet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen niet te vermelden van de collega's die klanten tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, zodat klanten weten waar zij voor hulp terecht kunnen.
-
Dankbaarheid voor hun begrip uiten.
Het lijkt misschien onnodig, maar klanten op voorhand bedanken voor hun begrip kan ervoor zorgen dat ze je jouw vrije tijd gunnen en geduldig zullen wachten op de follow-up van hun e-mail. -
Vermeld een duidelijk onderwerp
Het is gebruikelijk om als titel of onderwerpregel van uw afwezigheidsbericht te vermelden zoals 'absent du bureau' of algemeen 'out of office' . Zo merkt iedereen meteen op dat het een automatisch bericht is die ze ontvangen dat je niet beschikbaar bent.
Elementen die je best vermijdt in je out of office.
Natuurlijk wil je een professionele indruk maken met jouw out of office. Houd je aan de basiselementen en vermijd volgende zaken:
-
Teveel informatie geven.
Het is zeker niet nodig om teveel informatie te geven en in detail te beschrijven waar je op vakantie gaat of wat je tijdens je vakantie zal doen. -
Grapjes verwerken in je tekst.
Verwerk geen grapjes in je Out of Office. Het kan ervoor zorgen dat mensen je tekst verkeerd interpreteren of niet begrijpen. -
Verwijzen naar collega's die zelf afwezig zijn.
Bespreek op voorhand met je collega's of ze tijd hebben om jouw e-mails op te volgen. Er is geen grotere frustratie voor klanten om doorverwezen te worden naar een collega en dan geen antwoord te krijgen, of erger nog, een tweede Out of Office te krijgen. -
Beloftes maken die je niet kan nakomen.
Na jouw vakantie zal je de eerste dag heel veel moeten opvolgen. Maak in je Out of Office geen beloftes die je niet kan nakomen door te zeggen dat je meteen na je terugkomst op kantoor zal antwoorden.
Handige sleutelzinnen voor jouw Out of Office in het Engels.
Als je jouw Out of Office opstelt, kan je beginnen met een van deze sleutelzinnen in het Engels:
Sleutelzinnen voor de intro van jouw bericht
-
Thank you for your email. Unfortunately I am currently out of office and will not return until (date).
-
Thank you for your email. I will be out of office from today and will be back on (date).
-
Thank you for your email. Currently I can not answer your message. I will come back to you after my return on (date).
-
Thank you for your email. I am out of the office from ... to ... and unable to respond at this time.
Sleutelzinnen om uit te leggen dat een e-mail niet/later opgevolgd zal worden
-
I will have limited access to my email during this period. I will answer your email as soon as possible on my return.
-
If you need immediate help during my absence, please contact my colleague(s) on (telephone number) or (email address).
-
In my absence, please feel free to contact my colleague on (telephone number) or (email address).
-
As your email will not be forwarded, please contact my colleague on (telephone number) or (email address).
-
For any enquiries please call (telephone number) or email (email address).
-
I am out of the office but picking up emails sporadically.
-
Your email will be forwarded and processed/looked at/dealt with/answered.
Voorbeelden van een goede Out of Office in het Engels.
Dus hoe combineer je nu die sleutelzinnen in één Out of Office bericht? Wij geven je enkele voorbeelden die je kan gebruiken:
Voorbeeld 1
Thank you for your email.
Unfortunately I am currently out of office and will not return until Monday 25th of July.
In my absence, please feel free to contact my colleague Ann on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Voorbeeld 2
Thank you for your email.
Currently I can not answer your message. I will be out of office from today and will be back on Monday 25th of July.
I will come back to you after my return.
For any enquiries please call my colleague Ann on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Voorbeeld 3
Thank you for your email.
I am out of the office from Monday 18th of July to the 25th of July and unable to respond at this time. I will come back to you after my return.
In my absence, please feel free to contact my colleague on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Kan je extra hulp gebruiken voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels?
Wil je graag gericht werken op specifieke vaardigheden, zoals het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels? Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches!
Samen met je taalcoach kan je je e-mails verbeteren, werk je aan het uitbreiden van je woordenschat en oefen je nuttige uitdrukkingen voor jouw werkcontext tot je ze actief en zelfverzekerd kan gebruiken.