Hoe ontwikkel je interpersoonlijke vaardigheden op de werkvloer.

Interpersoonlijke vaardigheden vallen zelden op wanneer ze goed worden ingezet. Ze worden vooral zichtbaar wanneer het misloopt: een e-mail komt anders over dan bedoeld, een vergadering blijft maar rond hetzelfde punt draaien of een medewerker houdt zich stil terwijl zijn of haar input net waardevol zou zijn.

De meeste organisaties weten ondertussen hoe belangrijk deze vaardigheden zijn. Toch blijven dezelfde communicatieproblemen vaak terugkomen. Niet omdat medewerkers niet willen bijleren, maar omdat interpersoonlijke vaardigheden nog te vaak losstaan van de situaties waarin mensen ze dagelijks nodig hebben.

Wie interpersoonlijke vaardigheden echt wil ontwikkelen, moet daarom verder kijken dan een eenmalige workshop of een theoretische opleiding. De sleutel ligt in relevante situaties herkennen, gericht oefenen, feedback krijgen en nieuw gedrag toepassen op de werkvloer.

Wat verstaan we onder interpersoonlijke vaardigheden?

Interpersoonlijke vaardigheden zijn de vaardigheden die bepalen hoe we met anderen communiceren, samenwerken en omgaan. Ze worden ook wel people skills, human skills of menselijke vaardigheden genoemd.

Denk bijvoorbeeld aan:

• actief luisteren;

• duidelijk communiceren;

• feedback geven en ontvangen;

• omgaan met meningsverschillen en conflicten;

• empathie en emotionele intelligentie;

• anderen overtuigen en beïnvloeden;

• samenwerken;

• presenteren;

• onderhandelen;

• leidinggeven en coachen;

• moeilijke gesprekken voeren.

Deze vaardigheden komen voortdurend aan bod in het dagelijkse werk. Een leidinggevende die een medewerker begeleidt, een collega die tijdens een vergadering een ander standpunt naar voren brengt of een expert die een complex idee aan niet-specialisten moet uitleggen: allemaal doen ze een beroep op interpersoonlijke vaardigheden.

Wat daarbij vaak wordt vergeten: interpersoonlijke vaardigheden staan nooit volledig op zichzelf.

Hoe we communiceren wordt mee bepaald door onze taalvaardigheid, onze culturele achtergrond, de context waarin we werken en hoeveel vertrouwen we hebben om ons uit te spreken.

Interpersoonlijke vaardigheden gaan verder dan communicatietechnieken

Een veelgemaakte fout is om interpersoonlijke vaardigheden te herleiden tot zichtbaar gedrag. We leren bijvoorbeeld dat we actief moeten luisteren, constructieve feedback moeten geven of tijdens een vergadering onze mening moeten delen.

Maar weten wat je moet doen, betekent nog niet dat je het ook vanzelf doet.

Achter bepaald gedrag zitten vaak andere factoren. Iemand die weinig zegt tijdens vergaderingen, heeft misschien niet voldoende vertrouwen om zich uit te spreken. Een leidinggevende die feedbackgesprekken uitstelt, weet misschien perfect dat feedback belangrijk is, maar voelt zich onzeker over hoe zo’n gesprek aan te pakken. En iemand die tijdens een presentatie weinig overtuigingskracht uitstraalt, heeft misschien vooral nood aan meer oefening en gerichte feedback.

Daarom volstaat het niet om medewerkers alleen te vertellen wat ze beter kunnen doen. Effectieve ontwikkeling helpt hen ook begrijpen wat hen tegenhoudt en geeft hen de kans om nieuw gedrag veilig uit te proberen.

Wat werkt wél bij het ontwikkelen van interpersoonlijke vaardigheden?

Interpersoonlijke vaardigheden ontwikkelen zich zelden na één opleiding of workshop. Het gaat eerder om een leerproces waarin medewerkers verschillende kansen krijgen om te leren, te oefenen, feedback te ontvangen en opnieuw toe te passen.

Vier elementen maken daarbij een belangrijk verschil.

1. Vertrek vanuit de persoon en de werksituatie

Niet iedereen heeft dezelfde ontwikkelingsbehoeften.

Een nieuwe leidinggevende die voor het eerst feedbackgesprekken voert, heeft andere uitdagingen dan een technische expert die regelmatig voor klanten presenteert. Een medewerker die in een hybride team werkt, kan dan weer vooral moeite hebben met digitale communicatie, samenwerken op afstand of zich uitspreken tijdens online vergaderingen.

Daarom begint effectieve training niet met een standaardlijst van vaardigheden, maar met de vraag:

Waar loopt deze medewerker in de dagelijkse praktijk tegenaan?

Een goede aanpak houdt rekening met de functie, verantwoordelijkheden, ervaring, leerdoelen en concrete communicatiesituaties van de medewerker. Zo wordt de opleiding relevant vanaf het eerste moment.

2. Geef medewerkers de kans om te oefenen

Interpersoonlijke vaardigheden verbeteren niet omdat iemand begrijpt hoe ze werken. Ze verbeteren doordat iemand ze gebruikt. Daarom is oefenen een essentieel onderdeel van elke effectieve opleiding. Denk bijvoorbeeld aan:

• realistische rollenspelen;

• gesprekken en situaties uit de eigen werkomgeving;

• interactieve workshops;

• coaching en persoonlijke begeleiding;

• digitale oefeningen tussen trainingsmomenten;

• feedback van een ervaren trainer;

• reflectie op situaties die zich daadwerkelijk op het werk voordoen.

Een medewerker kan bijvoorbeeld eerst leren hoe je constructieve feedback geeft. Vervolgens kan die medewerker een feedbackgesprek oefenen in een veilige omgeving, feedback krijgen en de aanpak bij een volgende oefening verfijnen.

Zo wordt theorie stap voor stap gedrag.

3. Combineer verschillende leervormen

Een eenmalige klassikale opleiding kan waardevol zijn, maar één leermoment is zelden voldoende om nieuw gedrag duurzaam te ontwikkelen.

Een combinatie van verschillende leervormen biedt meer mogelijkheden om vaardigheden te versterken:

• Begeleide training zorgt voor structuur, expertise en interactie.

• Samen leren geeft medewerkers de kans om ervaringen te delen en van elkaar te leren.

• Digitale leeractiviteiten maken het mogelijk om tussen trainingsmomenten verder te oefenen en kennis op te frissen.

• Coaching en feedback helpen medewerkers om hun aanpak te verfijnen en toe te passen op situaties die voor hen persoonlijk relevant zijn.

Die combinatie maakt leren bovendien flexibeler. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld vóór een moeilijk gesprek een bepaalde vaardigheid opnieuw inoefenen of na een trainingssessie verder oefenen met een digitale tool.

4. Kijk naar vooruitgang in de praktijk

Het succes van een opleiding wordt niet alleen bepaald door hoeveel medewerkers de opleiding hebben gevolgd of hoeveel modules ze hebben afgerond.

De belangrijkere vraag is: Wat verandert er op de werkvloer?

Misschien voert een leidinggevende moeilijke gesprekken met meer vertrouwen. Misschien nemen medewerkers sneller het woord tijdens vergaderingen. Misschien zijn er minder misverstanden in samenwerking tussen teams.

Dat soort veranderingen zegt veel meer over de ontwikkeling van interpersoonlijke vaardigheden dan een deelname- of voltooiingspercentage.

Een opleiding is pas echt waardevol wanneer medewerkers het geleerde ook buiten de opleiding kunnen inzetten.

Taal, cultuur en interpersoonlijke vaardigheden zijn met elkaar verbonden

Wanneer communicatieproblemen ontstaan, is het verleidelijk om meteen naar één specifieke vaardigheid te kijken. Maar de oorzaak ligt niet altijd waar je ze op het eerste gezicht verwacht.

Een medewerker kan bijvoorbeeld moeite hebben om zich tijdens een vergadering uit te spreken omdat hij of zij onvoldoende vertrouwd is met de voertaal. Een collega kan feedback anders interpreteren door verschillen in communicatiestijl of verwachtingen. En iemand kan perfect weten hoe een gesprek moet worden aangepakt, maar onvoldoende vertrouwen hebben om dat in de praktijk te doen.

Daarom is het nuttig om drie bouwstenen samen te bekijken:

1. Taalvaardigheid

Taal is de basis van veel professionele communicatie. Een medewerker moet niet alleen de juiste woorden kennen, maar ook nuances begrijpen, zich vlot kunnen uitdrukken en zijn of haar taalgebruik kunnen aanpassen aan de situatie.

2. Intercultureel bewustzijn

Communicatie wordt ook beïnvloed door culturele verwachtingen. Hoe direct geef je feedback? Hoe ga je om met stiltes? Hoe spreek je een leidinggevende aan? Wat betekent “akkoord” eigenlijk in verschillende contexten?

Interculturele vaardigheden helpen medewerkers om dergelijke verschillen beter te herkennen en er flexibel mee om te gaan.

3. Interpersoonlijke vaardigheden

Daarbovenop komen de vaardigheden die bepalen hoe we met anderen omgaan: luisteren, feedback geven, samenwerken, beïnvloeden, onderhandelen, conflicten hanteren en leidinggeven.

Deze drie domeinen versterken elkaar. Wie communicatievaardigheden duurzaam wil ontwikkelen, doet er daarom goed aan om ze niet volledig los van elkaar te bekijken.

Begin bij de momenten die er écht toe doen

Wie verantwoordelijk is voor leren en ontwikkelen, hoeft niet meteen alle communicatievaardigheden binnen de organisatie aan te pakken. Een betere eerste stap is om te kijken waar communicatie vandaag regelmatig moeilijk loopt.

Dat kunnen bijvoorbeeld deze momenten zijn:

• vergaderingen waarin medewerkers weinig input geven;

• feedbackgesprekken die worden uitgesteld;

• presentaties voor klanten of directie;

• moeilijke gesprekken met medewerkers;

• samenwerking tussen verschillende teams;

• digitale communicatie via e-mail, chat of videomeetings;

• samenwerking tussen Nederlandstalige, Franstalige en Engelstalige collega's;

• situaties waarin medewerkers anderen moeten overtuigen of beïnvloeden;

• nieuwe leidinggevenden die hun rol opnemen.

Vraag medewerkers waar zij zelf tegenaan lopen. Bespreek met leidinggevenden welke situaties voor hun teams moeilijk zijn. Kijk waar misverstanden, vertraging of onzekerheid ontstaan.

Begin bij de concrete situatie en bepaal daarna welke vaardigheden nodig zijn.

Dat levert doorgaans relevantere leerdoelen op dan vertrekken vanuit een algemene lijst met “soft skills”.

Hoe kies je de juiste aanpak?

Een goede aanpak voor interpersoonlijke vaardigheden combineert verschillende elementen.

Let bijvoorbeeld op:

• Personalisatie
  Sluit de opleiding aan bij de functie, ervaring, doelstellingen en concrete werksituaties van medewerkers?

• Praktijkgericht leren
  Krijgen medewerkers voldoende kansen om te oefenen met situaties die ze daadwerkelijk op het werk tegenkomen?

• Persoonlijke begeleiding
  Is er een ervaren trainer of coach die feedback kan geven en medewerkers helpt om hun aanpak te verfijnen?

• Flexibiliteit
  Kunnen medewerkers ook tussen trainingsmomenten verder oefenen en leren?

• Opvolging
  Wordt er na de opleiding gekeken of medewerkers het geleerde daadwerkelijk toepassen?

• Meetbare vooruitgang
  Wordt niet alleen gekeken naar deelname en voltooiing, maar ook naar vertrouwen, gedrag en toepassing op de werkvloer?

De beste aanpak is niet noodzakelijk de meest uitgebreide. Het gaat vooral om de juiste combinatie van relevantie, oefening, begeleiding en opvolging.

Interpersoonlijke vaardigheden ontwikkelen is een proces

Het doel van training in interpersoonlijke vaardigheden is niet om van medewerkers perfecte communicatoren te maken.

Het gaat erom hen de kennis, het vertrouwen en de oefenkansen te geven om in verschillende situaties effectiever te communiceren en samen te werken.

Dat vraagt tijd. Gedrag verandert niet na één workshop. Maar met gerichte oefening, persoonlijke feedback en voldoende kansen om nieuwe vaardigheden in de praktijk toe te passen, kunnen kleine veranderingen uitgroeien tot duurzame verbetering.

Bij BLCC geloven we daarom dat effectieve ontwikkeling verder gaat dan kennisoverdracht. We combineren persoonlijke begeleiding met praktijkgerichte oefening en digitale leermogelijkheden, afgestemd op de communicatiesituaties die medewerkers daadwerkelijk op de werkvloer tegenkomen.

Of het nu gaat om taalvaardigheid, interculturele communicatie of interpersoonlijke vaardigheden: de meest waardevolle vaardigheden zijn de vaardigheden die medewerkers ook daadwerkelijk kunnen inzetten wanneer het erop aankomt.

Benieuwd hoe we jouw organisatie en jouw medewerkers kunnen ondersteunen?
Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie of een kennismakingsgesprek.

Veelgestelde vragen over interpersoonlijke vaardigheden

Wat zijn interpersoonlijke vaardigheden?

Interpersoonlijke vaardigheden zijn de vaardigheden die bepalen hoe mensen communiceren, samenwerken en omgaan met anderen. Voorbeelden zijn actief luisteren, feedback geven, conflicten hanteren, onderhandelen, presenteren en leidinggeven.

Hoe ontwikkel je interpersoonlijke vaardigheden?

Interpersoonlijke vaardigheden ontwikkel je vooral door een combinatie van kennis, oefening, feedback en toepassing in realistische werksituaties. Een eenmalige opleiding is meestal niet voldoende om nieuw gedrag duurzaam te ontwikkelen.

Waarom is oefenen zo belangrijk bij interpersoonlijke vaardigheden?

Weten hoe je een bepaalde communicatiesituatie moet aanpakken, betekent niet automatisch dat je dat gedrag ook in de praktijk toepast. Door realistische situaties te oefenen en feedback te krijgen, kunnen medewerkers hun aanpak verfijnen en meer vertrouwen opbouwen.

Welke interpersoonlijke vaardigheden zijn belangrijk op de werkvloer?

Belangrijke vaardigheden zijn onder meer actief luisteren, duidelijke communicatie, feedback geven en ontvangen, samenwerken, conflicthantering, onderhandelen, beïnvloeden, presenteren, coachen en leidinggeven.

Wat is het verschil tussen soft skills en interpersoonlijke vaardigheden?

Soft skills is een brede term voor vaardigheden die te maken hebben met gedrag en samenwerking. Interpersoonlijke vaardigheden vormen daar een belangrijk onderdeel van en focussen specifiek op hoe mensen met anderen communiceren en samenwerken.

Zijn interpersoonlijke vaardigheden ook belangrijk voor kmo's?

Zeker. Interpersoonlijke vaardigheden zijn relevant voor elke organisatie waarin mensen samenwerken. Ook zonder internationale activiteiten zijn duidelijke communicatie, feedback, samenwerking, leiderschap en conflicthantering essentieel voor een goed functionerende werkvloer.

 *Deze blog is gebaseerd op het oorspronkelijke artikel How to teach Interpersonal Skills in the Workplace van Learnlight. Het artikel werd door BLCC vertaald, bewerkt en aangevuld met een Belgische context.