Bien que (beaucoup) moins formels que les lettres, les courriels doivent malgré tout rester professionnels et respecter quelques règles. Voici donc 7 conseils pour bien rédiger des e-mails (professionnels) en français.
Attirez l’attention de votre destinataire : dans l’objet, résumez clairement et simplement le sujet de votre e-mail. L’objet est généralement une phrase nominale (sans verbe conjugué) et sans article (un/une/des/le/la/les), par exemple : « Confirmation de votre commande N°235894 », « Invitation aux Portes Ouvertes du 20 avril », « Absence à la session du 18/04 ».
Un objet court et clair déterminera probablement si le lecteur ouvrira votre courriel ou non.
Bien entendu, vous ne communiquerez pas de la même façon par e-mail avec un bon collègue et avec un client ou encore un directeur d’entreprise. Gardez cela en tête et adaptez votre ton à votre destinataire, à commencer par l’ouverture de votre e-mail.
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Madame la Directrice, |
on reprend le titre de la personne |
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Madame, Monsieur, |
on ne sait pas à qui on s’adresse |
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Chère cliente, Cher client, Bonjour (Madame/Monsieur), |
on ne sait pas à qui on s’adresse |
N’oubliez pas les majuscules ni les virgules. Quand on ne sait pas si le destinataire est un homme ou une femme, on mentionne les deux formes en commençant par la forme féminine : Honneur aux dames 😉!
Ne tournez pas autour du pot, les e-mails doivent rester brefs et aller à l’essentiel. Faites donc des phrases simples et courtes.
Pensez également à utiliser des connecteurs pour articuler votre texte et transmettre un message clair (cependant, c’est pourquoi, malgré, par conséquent, en raison de…). La langue française dispose d’une grande variété de mots de liaison, ce serait dommage de s’en priver, n’est-ce pas ?
Cela ne veut pas dire que vous pouvez être trop direct non plus. Dans la langue française, le degré de formalité est souvent plus élevé que dans d’autres langues et nous attachons une grande importance à la politesse et à la cordialité, notamment à l’écrit. Ainsi, lorsque vous exprimez une requête, ne soyez pas trop brusque. Utilisez de préférence le conditionnel : « Pourriez-vous…? » ; « Serait-il possible de…? » ; « Je voudrais … ».
Toujours dans ce souci de formalité et de politesse, nous utilisons beaucoup plus le ‘vous’ qu’en espagnol ou en néerlandais par exemple.
Plutôt que de traduire de la distance, le ‘vous’ exprime le respect. Pensez bien à utiliser le ‘vous’ car votre interlocuteur pourrait se sentir offensé par le ‘tu’.
N’oubliez pas d’indiquer votre disponibilité : En cas de doute, n’hésitez pas à me contacter.
Par ailleurs, comme pour la formule d’appel, terminez votre e-mail sur une tournure de politesse adéquate. Voir ci-dessous, du plus au moins formel :
Salutations distinguées,
Sincères salutations,
Cordialement,
Bien à vous,
Bonne journée,
Evitez les abréviations (cdlt, bàv, slt), perçues comme impolies, sauf avec des personnes que vous connaissez vraiment bien.
Nous savons tous qu’il existe à présent de nombreux traducteurs efficaces et gratuits sur Internet, comme DeepL. Toutefois, si vous souhaitez progresser en français et donner un ton plus personnel à votre e-mail, rien de mieux que de le rédiger vous-même 😊!
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