Tips voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Nederlands

In elke taal gelden er andere regels voor het schrijven van een professioneel ogende e-mail.

Hieronder zetten we de belangrijkste regels op een rijtje voor e-mails in het Nederlands. Zo breng je altijd de juiste boodschap op de juiste manier over.

De juiste aanspreking

• Geachte
  Gebruik deze aanspreking alleen in zeer formele e-mails naar personen die je niet kent. Gebruik hierna ook altijd de achternaam, bijvoorbeld 'Geachte heer Peters' of 'Geachte mevrouw Peters'.

  Als je naar een algemeen e-mailadres schrijft of de naam van de persoon niet kent, kan je beginnen met 'Geachte heer, mevrouw' of gebruik de titel of functie, bijvoorbeeld 'Geachte leden/Geachte directeur'.

• Beste
  Kan je zowel in formele als informele e-mails gebruiken, afhankelijk van de combinatie met de achternaam (formeler) of voornaam (informeler) van de persoon. Gebruik deze aanspreking niet als je de naam niet kent van de persoon die je mailt, blijf dan bij 'Geachte'.

• Dag
  Deze aanspreking gebruik je alleen voor informele e-mails in combinatie met de voornaam, bijvoorbeeld naar collega’s: 'Dag Sara'. Of begin met 'Goedemorgen'. Hier kan je uiteraard ook gaan variëren.

Afsluiten van je zakelijke e-mail

• Hoogachtend
  Alleen voor officiële of zeer formele e-mails. Gebruik deze slotzin dus alleen als je je e-mail gestart bent met 'Geachte'.

• Met vriendelijke groeten
  Deze slotzin is voor formelere e-mails altijd een goede keuze. Vermijd om de slotzin af te korten naar 'mvg' want bij veel mensen zou dit kort en bot kunnen overkomen.

• Groetjes
  Sluit je e-mail alleen op deze manier af als je gestart bent met 'Dag'. Gebruik 'Groetjes' dus alleen voor informele e-mails naar mensen die je kent.

Voel je hier zeker vrij om te variëren. Wens iemand een prettig weekend, een fijne dag of een fijne avond.

Na de aanspreking en slotgroet kun je een komma gebruiken, maar dat hoeft niet. Volgens de regels is een komma niet nodig maar het is ook niet fout, dus je kiest zelf.

Gebruik je u of je?

Zoals je weet hebben we in het Nederlands twee vormen voor de tweede persoon enkelvoud: de formele aanspreking 'u' en de informele aanspreking 'je'.

• Gebruik 'u' voor formele e-mails naar mensen die je niet kent of met wie je geen persoonlijke band hebt.
  

• Gebruik 'je' voor e-mails naar mensen die je goed kent zoals collega’s. Veel Nederlandstaligen gebruiken snel 'je' dus voel je zeker vrij om na enkele e-mails over te schakelen van u naar je als de communicatie vlot gaat.

Wees kort en bondig

En onze laatste tip: de meeste Nederlandstaligen houden van korte en krachtige e-mails. Voel je niet verplicht om te beginnen met een beleefde intro die niets te maken heeft met de boodschap van je e-mail. Kom meteen ter zake en probeer je boodschap efficiënt over te brengen.

Dat is de beste manier om het hart van je correspondent te winnen 😊

Heb jij hulp nodig bij het schrijven van je zakelijke e-mails in het Nederlands?

Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven?

Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches.

Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.