Culturele misverstanden op de werkvloer veroorzaken meer dan alleen ongemakkelijke situaties. Ze ondermijnen het vertrouwen, bemoeilijken de samenwerking en kunnen de prestaties van internationale teams rechtstreeks beïnvloeden.
Interculturele intelligentie is een essentiële leiderschapsvaardigheid. Managers moeten leren hoe ze culturele verschillen kunnen omzetten in een strategisch voordeel.
Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het creëren van duidelijke verwachtingen, het stimuleren van nieuwsgierigheid en het uitbouwen van een veilige werkomgeving waarin internationale teams zich goed voelen.
Gestructureerde opleidingen rond interculturele vaardigheden leveren meetbare resultaten op. Ze geven teams de nodige vaardigheden om met vertrouwen over landsgrenzen heen samen te werken.
Voor HR- en L&D-verantwoordelijken gaat het voorkomen van culturele misverstanden niet om het uit het hoofd leren van een lijstje met culturele do's-and-don'ts. Het gaat erom teams uit te rusten met interculturele intelligentie: het bewustzijn, het inlevingsvermogen en de flexibiliteit om vlot samen te werken met mensen uit verschillende culturen.
In dit artikel delen we praktische tips om culturele misverstanden om te zetten in kansen voor een betere samenwerking en sterkere verbinding binnen internationale teams.
Waarom elke leidinggevende aandacht moet hebben voor culturele verschillen
Bedrijven worden steeds internationaler en ook teams worden almaar diverser. Dat brengt heel wat voordelen met zich mee, maar vergroot tegelijk de kans op ongemakkelijke situaties door culturele misverstanden.
Wat in de ene cultuur bijvoorbeeld als vriendelijk wordt ervaren, kan in een andere cultuur te familiair overkomen. En feedback die bedoeld is om iemand vooruit te helpen, kan door die persoon worden opgevat als kritiek.
Uit ons eigen internationaal onderzoek naar cultureel bewustzijn op de werkvloer blijkt dat minstens 56% van de professionals aangeeft dat ze hun culturele vaardigheden moeten ontwikkelen om culturele misverstanden in hun loopbaan te vermijden. Dat is niet zo verwonderlijk. Naarmate teams internationaler worden, is inzicht in culturele verschillen geen extra troef meer, maar een essentiële vaardigheid om doeltreffend samen te werken.
Toch gebeuren zulke misverstanden vaak al voordat iemand ze opmerkt. En meestal zijn ze veel subtieler dan we denken. Dat legt Rupert Hillier, CEO van Learnlight, uit:
"Interculturele communicatie gaat niet alleen over iemand uit Duitsland die samenwerkt met iemand uit Spanje. Culturele verschillen kunnen zich ook binnen één land voordoen. Denk aan verschillen tussen regio's, sociaal-economische groepen en religieuze of etnische achtergronden. Ook die kunnen leiden tot misverstanden en communicatieproblemen tussen mensen."
Hij benadrukt ook hoe belangrijk interculturele intelligentie is:
"Door iemands culturele intelligentie en gevoeligheid te versterken, help je die persoon om verbindingen te leggen tussen groepen die elkaar anders misschien niet zouden begrijpen."
Voor leidinggevenden betekent werken aan cultureel bewustzijn dat ze een omgeving creëren waarin mensen elkaars verschillen begrijpen en respecteren. Zo wordt diversiteit een troef in plaats van een bron van spanningen.
Hieronder vind je zeven voorbeelden van culturele misverstanden op de werkvloer. Ze tonen hoe gemakkelijk zulke situaties ontstaan en hoe je ze met meer interculturele vaardigheden had kunnen voorkomen.
"Ik miste de lunches met mijn collega's sinds we op afstand werken. Om iedereen toch samen te brengen, organiseerde ik virtuele lunchmomenten. Op een dag nam mijn grafisch ontwerper deel zonder eten bij zich. Ik maakte er een grapje over, tot ik besefte dat hij aan het vasten was voor de ramadan."
— Claire, marketingmanager, Verenigde Staten
Dit soort situaties kan gemakkelijk ontstaan, zeker in internationale teams of teams die op afstand werken. We krijgen immers niet altijd mee wat er zich in het dagelijkse leven van onze collega's afspeelt.
Toch tonen zulke momenten hoe belangrijk kleine gebaren zijn. Uit onderzoek blijkt zelfs dat moslims die zich tijdens de ramadan gesteund voelen op het werk, twee keer zoveel kans hebben om bij hun werkgever te blijven.
Daarvoor zijn geen grote inspanningen nodig. Een beetje aandacht en inlevingsvermogen maken al een groot verschil. Met deze eenvoudige tips zorg je ervoor dat iedereen zich betrokken voelt:
Houd rekening met culturele kalenders: Controleer vóór je een teamactiviteit organiseert of die niet samenvalt met belangrijke religieuze of culturele momenten.
Vraag het in plaats van iets te veronderstellen: Een eenvoudig berichtje zoals "Past dit tijdstip voor iedereen?" of "Vindt iedereen het fijn om samen te lunchen?" geeft collega's de ruimte om hun voorkeuren aan te geven.
Denk na over het tijdstip: Plan vergaderingen indien mogelijk in de voormiddag. Medewerkers die vasten, voelen zich dan vaak energieker.
"Een nieuw teamlid uit India zei tijdens vergaderingen zelden iets. Na een gesprek onder vier ogen ontdekte ik dat junior medewerkers in zijn vorige functies geacht werden te zwijgen, tenzij een leidinggevende hen rechtstreeks aansprak."
— Sara, lead software developer, Canada
In sommige culturen verloopt communicatie sterk van boven naar beneden. Medewerkers zijn er gewend om nauwgezet door hun leidinggevende te worden aangestuurd. Daardoor kunnen ze terughoudend zijn om spontaan hun mening te geven.
Wanneer iemand tijdens een vergadering weinig zegt, betekent dat dus niet noodzakelijk dat die persoon niet betrokken is. Misschien volgt die gewoon de communicatieregels die hij of zij gewend is.
Met een beetje aanmoediging kun je ervoor zorgen dat iedereen zich veilig genoeg voelt om ideeën te delen.
Maak duidelijke afspraken: Laat je team weten dat ieders mening welkom is. Zorg er uiteraard ook voor dat je dat in de praktijk waarmaakt.
Voorzie verschillende manieren om bij te dragen: Gebruik bijvoorbeeld de chat, polls of schriftelijke feedback achteraf. Zo kan iedereen op een manier deelnemen die bij hem of haar past.
Geef mensen de tijd: Niet iedereen neemt op dezelfde manier deel aan een gesprek. Sommige teamleden hebben wat extra aanmoediging nodig om hun mening te geven. Het is belangrijk dat je hen daarin ondersteunt.
"Omdat ik Duitser ben, voelde ik me de eerste keer erg ongemakkelijk toen mijn collega's me begroetten met een kus op de wang."
— Marc, advertentiespecialist, Duitsland
De manier waarop mensen elkaar begroeten, verschilt sterk van cultuur tot cultuur. In Spanje is een kus op de wang bijvoorbeeld heel gebruikelijk. Voor professionals die gewend zijn aan een eenvoudige handdruk, kan dat echter behoorlijk onwennig aanvoelen.
Dat hoeft helemaal geen groot probleem te zijn. Als je je bewust bent van zulke verschillen, kun je een veel gastvrijere werkomgeving creëren.
Bereid mensen voor: Wanneer iemand in een nieuw land of team aan de slag gaat, kan een korte toelichting over de lokale gewoontes heel wat ongemakkelijke momenten voorkomen.
Vraag het in plaats van iets te veronderstellen: Een eenvoudige vraag zoals "Hoe begroet je collega's gewoonlijk op het werk?" kan mensen uitnodigen om te vertellen wat voor hen comfortabel aanvoelt.
Geef ruimte aan verschillen: Herinner je team eraan dat er niet één juiste manier is om iemand te begroeten. Het belangrijkste is dat iedereen zich gerespecteerd voelt en niet meteen het gevoel krijgt zich te moeten aanpassen.
"Een teamlid in Mexico kwam regelmatig te laat op virtuele vergaderingen. Ik vond dat frustrerend en sprak haar er onder vier ogen op aan. Tot mijn verbazing vond zij helemaal niet dat ze te laat was!"
— Leo, accountmanager, Zweden
De manier waarop mensen met tijd en stiptheid omgaan, verschilt sterk tussen culturen. Sommige mensen beschouwen afspraken en tijdschema's als strikt. Anderen gaan er flexibeler mee om.
Dat kan uiteraard voor spanningen zorgen als je er geen rekening mee houdt.
Uit ons onderzoek blijkt dat 60% van de bevraagden vindt dat begrip tonen in plaats van veronderstellingen maken de sleutel is om met zulke situaties om te gaan. Nog een reden waarom cultureel bewustzijn zo belangrijk is voor internationale teams.
Maak verwachtingen duidelijk: Leg afspraken over vergaderingen en deadlines expliciet vast, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
Ga niet zomaar uit van je eigen interpretatie: Betekent te laat komen automatisch dat iemand geen respect heeft of niet betrokken is? Niet noodzakelijk. Bespreek het met je collega als je twijfelt en probeer te begrijpen wat er precies speelt.
Blijf flexibel waar mogelijk: Houd rekening met verschillende manieren om met tijd om te gaan, zonder de doelstellingen van het team uit het oog te verliezen.
"Toen we feedback gaven over een recente opleidingssessie, merkte een collega op: 'De trainer was goed, maar toch een beetje te Amerikaans.' Als Amerikaan die in het Verenigd Koninkrijk werkt, voelde ik me daardoor beledigd."
— Helen, HR-assistente, Verenigd Koninkrijk
Stereotypen sluipen soms onbewust in gesprekken. Ook als niemand slechte bedoelingen heeft, kunnen zulke opmerkingen het vertrouwen tussen collega's aantasten.
Culturele gevoeligheid heeft namelijk een rechtstreekse invloed op de manier waarop teams samenwerken. Meer dan de helft van de werknemers geeft aan dat het ontwikkelen van culturele vaardigheden essentieel is om sterke werkrelaties op te bouwen.
Met wat meer bewustzijn kunnen leidinggevenden zulke situaties voorkomen.
Let op je woordkeuze: Vermijd labels en veralgemeningen die als kleinerend of kwetsend kunnen overkomen.
Moedig open gesprekken aan: Creëer een veilige omgeving waarin teamleden kunnen aangeven welke impact bepaalde opmerkingen op hen hebben.
Geef zelf het goede voorbeeld: Toon respect voor culturele verschillen in feedback, humor en de manier waarop je verhalen vertelt.
"Nadat een Chinees bedrijf ons had overgenomen, dacht ik dat we tijdens onze vergaderingen akkoord waren gegaan met de nieuwe strategieën. Enkele weken later besefte ik dat hun 'ja' eigenlijk 'nee' betekende."
— Xavier, journalist, China
In veel Oost-Aziatische culturen betekent "ja" niet altijd dat iemand akkoord gaat. Soms wil iemand er gewoon mee aangeven dat hij of zij de boodschap begrijpt, of wil die persoon vermijden om een conflict te veroorzaken.
Als teams zich daar niet bewust van zijn, kunnen misverstanden zich snel opstapelen. Dat leidt tot verschillende verwachtingen en vertragingen in projecten.
Leidinggevenden kunnen zulke situaties helpen voorkomen door hun team te leren om ook aandacht te hebben voor wat niet letterlijk wordt uitgesproken.
Controleer of iedereen hetzelfde begrijpt: Vat aan het einde van een vergadering de gemaakte afspraken samen en vraag expliciet of iedereen ermee akkoord gaat.
Let op indirecte communicatie: Besef dat stilte of een beleefde instemming niet noodzakelijk betekent dat iemand het eens is.
Creëer een veilige omgeving: Maak het voor iedereen gemakkelijk om vragen te stellen of het oneens te zijn, zonder bang te hoeven zijn iemand te beledigen.
"Als Zuid-Afrikaan die in Japan werkte, merkte ik dat mijn collega's vreemd opkeken wanneer ik soms het kantoor verliet vóór mijn leidinggevende. In Japan wordt dat als ongepast beschouwd."
— Charlotte, projectmanager, Japan
De gewoontes op de werkvloer kunnen sterk verschillen naargelang iemands culturele achtergrond. Wanneer je bepaalde verwachtingen niet kent, kunnen er ongemakkelijke situaties ontstaan of kunnen werkrelaties onder druk komen te staan. Dat kan zelfs gebeuren wanneer iemand uitstekend werk levert.
Door duidelijke richtlijnen te geven en open communicatie aan te moedigen, kunnen leidinggevenden nieuwe teamleden helpen om zich zekerder en meer betrokken te voelen.
Leg lokale gewoontes uit: Informeer nieuwe medewerkers over de verwachtingen op de werkvloer, bijvoorbeeld rond hiërarchie en omgangsvormen.
Blijf flexibel: Zoek waar mogelijk een evenwicht tussen de gewoontes binnen de organisatie en de verschillende manieren waarop mensen werken.
Moedig vragen aan: Geef teamleden de ruimte om vragen te stellen wanneer ze ergens over twijfelen. Dat is altijd beter dan zelf veronderstellingen te maken.
Culturele misverstanden op de werkvloer voorkomen vraagt meer dan alleen goede bedoelingen. Het vereist een gestructureerde aanpak om interculturele vaardigheden binnen de organisatie te ontwikkelen, ondersteund door concrete inzichten en gegevens.
Breng de situatie in kaart: Gebruik interculturele assessments om het niveau van interculturele vaardigheden binnen je teams te meten. Zo ontdek je waar de grootste kennishiaten zitten en in welke regio's of teams de meeste misverstanden ontstaan.
Ga in gesprek: Organiseer begeleide gesprekken over de culturele misverstanden die uit de assessment naar voren komen. Creëer een veilige omgeving waarin medewerkers ervaringen kunnen delen en minder zichtbare culturele gewoontes bespreekbaar kunnen maken.
Investeer in ontwikkeling: Laat leidinggevenden en medewerkers deelnemen aan interculturele opleidingen die inzichten vertalen naar de dagelijkse praktijk. Focus daarbij op inlevingsvermogen, flexibiliteit en inclusieve communicatie. Zo krijgen teams concrete handvatten om met culturele verschillen om te gaan, misverstanden te voorkomen en sterkere internationale samenwerkingen op te bouwen.
Culturele misverstanden zijn onvermijdelijk wanneer je internationaal samenwerkt. Maar door aandacht te hebben voor culturele verschillen en te leren uit eerdere ervaringen, kun je je team helpen om uit te groeien tot een hecht geheel.
Bij Learnlight helpen we organisaties om een internationale mindset te ontwikkelen. We geven professionals de vaardigheden die ze nodig hebben om culturele nuances te begrijpen, vlotter samen te werken en sterkere resultaten te behalen.
Doe nu onze quiz en ontdek in welke mate culturele misverstanden de prestaties van jouw organisatie beïnvloeden. Je krijgt meteen ook inzichten en tips om de interculturele vaardigheden binnen je teams te versterken.
Wat is een cultureel misverstand op de werkvloer?
Een cultureel misverstand ontstaat wanneer iemand onbedoeld een opmerking maakt of iets doet dat collega's kwetst of verwart door verschillen in culturele achtergrond. Zulke misverstanden voorkomen helpt om vertrouwen op te bouwen en de samenwerking binnen internationale teams te versterken.
Wat zijn veelvoorkomende voorbeelden van culturele misverstanden in internationale teams?
Veelvoorkomende voorbeelden zijn misverstanden over begroetingen, onvoldoende rekening houden met religieuze feestdagen of vastenperiodes, verschillende verwachtingen rond stiptheid en feedback geven op een manier die cultureel ongevoelig overkomt.
Wat is interculturele intelligentie en waarom is ze belangrijk voor internationale teams?
Interculturele intelligentie is het vermogen om verschillende culturen te begrijpen en je aan te passen aan uiteenlopende culturele gewoontes en communicatiestijlen. Het helpt internationale teams om doeltreffend samen te werken en misverstanden te voorkomen.
Hoe verbeteren interculturele opleidingen de prestaties van teams?
Interculturele opleidingen geven medewerkers praktische vaardigheden om met culturele verschillen om te gaan, verschillende communicatiestijlen te begrijpen en misverstanden tijdig aan te pakken. Ze versterken het bewustzijn, het inlevingsvermogen en de flexibiliteit van medewerkers, zodat teams vlotter kunnen samenwerken.
Hoe kunnen teams rekening houden met religieuze gebruiken op de internationale werkvloer?
Teams kunnen rekening houden met religieuze gebruiken door culturele kalenders te raadplegen, activiteiten niet te plannen tijdens belangrijke feestdagen of vastenperiodes en medewerkers te vragen waarmee ze rekening moeten houden. Kleine aanpassingen zorgen ervoor dat medewerkers zich meer betrokken en gerespecteerd voelen. Dat kan ook de retentie versterken en bijdragen aan een inclusieve werkomgeving.
*Deze blog is gebaseerd op het oorspronkelijke artikel Avoiding cultural faux pas in the workplace van Learnlight. Het artikel werd door BLCC vertaald, bewerkt en aangevuld met een Belgische context.
Interculturele communicatie is één van de bouwstenen van sterke communicatie op de werkvloer. Samen met taalvaardigheid en interpersoonlijke vaardigheden helpt ze medewerkers om elkaar beter te begrijpen en effectiever samen te werken.
Benieuwd welke communicatievaardigheden jouw medewerkers vandaag nodig hebben?
Ontdek onze gids over communicatievaardigheden voor de moderne werkplek.
Wil je weten hoe je de interculturele vaardigheden binnen jouw organisatie kunt versterken?
We denken graag met je mee over een aanpak die aansluit bij de behoeften van jouw medewerkers en organisatie.